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會計檔案的格式比較

相比較來說,電子會計檔案的格式要復雜得多。一方面,電子會計檔案的載體是磁盤、光盤等,我們無法直接從載體上獲取任何信息。另一方面,電子會計檔案的物理結構和邏輯結構屬于計算機可讀的數據結構,對于用戶來說是不透明的,在不借助工具的情況下無法用人的肉眼感知。從目前會計信息化的應用發(fā)展來看,電子化會計檔案,會計資料的電子格式主要包括TXT、Excel、PDF、JPG、ACCESS、DBF等,而大型會計信息系統(tǒng)主要將會計資料存儲在SQL Server、Oracle等大型數據庫中。因此電子會計檔案文件的格式比較復雜,甚至可能會出現多種格式“復合”的情況,電子化會計檔案購買,易隨會計處理數據來源的變化不斷變化。
新《會計檔案管理辦法》特別增加了鑒定銷毀環(huán)節(jié)。

大量遠遠超過保管期限且符合銷毀條件的會計檔案已失去保存價值,卻占據了儲存空間,造成了資源浪費,因此新《會計檔案管理辦法》特別增加了鑒定銷毀環(huán)節(jié)。
鑒定銷毀環(huán)節(jié)要求:單位應當定期對已到保管期限的會計檔案進行鑒定,并形成會計檔案鑒定意見書。經鑒定,仍需繼續(xù)保存的會計檔案,電子化會計檔案多少錢,應當重新劃定保管期限;對保管期滿,確無保存價值的會計檔案,可以銷毀。
可能只有一部分人直接負責會計檔案管理工作,電子化會計檔案,但我們日常工作中接觸了大量可形成電子會計檔案的文件,所以,請大家對新《會計檔案管理辦法》中關于電子會計檔案的問題多加關注。

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