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      批量打印的方法

      打印，一般感覺很煩瑣，一份一份地編輯打印總要花費(fèi)很長(zhǎng)時(shí)間。您是否想過找個(gè)快捷方便的方法，快速地完成工作呢？在這里，我將利用Word中的“郵件合并”功能批量打印的方法分享給大家，希望大家能從中獲得一些幫助。下面我就以打印“獲獎(jiǎng)”為例，逐步講述“郵件合并”的操作方法。

　　1：準(zhǔn)備數(shù)據(jù)源

　　數(shù)據(jù)源可以是Excel工作表，也可以是Access文件，因?yàn)椤班]件合并”實(shí)際上就是一個(gè)數(shù)據(jù)查詢和顯示的工作。本文以Excel工作表為例，文件名為“獲獎(jiǎng)名單.xls”，防偽定制哪家好，里面有一個(gè)工作表“獲獎(jiǎng)名單”，防偽定制公司，工作表里面有五條數(shù)據(jù)記錄，我們的任務(wù)就是把這五條記錄按照制作的模板打印成獲獎(jiǎng)。 如圖1所示。

　　2：準(zhǔn)備模板

　　模板文件是要輸出的界面模板，也就是最終打印的的大致形式。這里以Word文檔為例，新建Word 2010文檔，在文檔中輸入如圖2中的文字，保存文件并命名為“獲獎(jiǎng).doc”。

　　您的作品 在2010年多媒體課件大賽中獲得 ，特發(fā)此證，以資鼓勵(lì)。

　　2010年7月

　　第三步：郵件合并

　　打開模板文件“獲獎(jiǎng).doc”，在Word 2010中，從“郵件”菜單中依次選擇“開始郵件合并”、“郵件合并分步向?qū)А?，打開郵件合并對(duì)話框。如圖3所示。

　　按照向?qū)崾?，選擇文檔類型“信函”，選擇開始文檔“使用當(dāng)前文檔”，選擇收件人“使用現(xiàn)有列表”，通過瀏覽找到數(shù)據(jù)源文檔“獲獎(jiǎng)名單.xls”。下一步撰寫信函，將收件人信息添加到信函中，即將光標(biāo)定位到要插入數(shù)據(jù)的地方，然后單擊列表中的項(xiàng)目，將數(shù)據(jù)域插入到模板文檔中，批量印刷怎么收費(fèi)，完成信函撰寫之后預(yù)覽每個(gè)收件人的信函，即每條記錄的文檔打印頁面。完成之后的文檔如圖4所示。

　　《姓名》老師：

　　您的作品《作品名稱》在2010年多媒體課件大賽中獲得《獎(jiǎng)次》，特發(fā)此證，以資鼓勵(lì)。

　　 市教育局

　　 2010年7月

　　到此，郵件合并的工作基本結(jié)束了，點(diǎn)擊工具欄上的“預(yù)覽結(jié)果”，可以預(yù)覽合并后的數(shù)據(jù)結(jié)果，點(diǎn)擊工具欄上的“完成并合并”下拉箭頭，選擇編輯單個(gè)文檔、打印文檔或者發(fā)送電子郵件，完成郵件合并。

　　如果打印成還要調(diào)整版式，根據(jù)尺寸調(diào)整頁邊距、行距等格式，調(diào)整好之后就可以批量打印了，幾十條甚至上百條記錄一會(huì)兒就能打印出來。另外，本文中使用的是Office 2010版，由于版本不同，“郵件合并”的按鈕在Word中的位置有所不同，防偽定制，不過大同小異，大家可以自己研究。Word的功能非常強(qiáng)大，我們要挖掘其潛在功能，充分利用這一文檔編輯工具。