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網(wǎng)友問:為什么越來越多的檔案室使用智能密集架,求解答?
雙都小編回復(fù):
1、防潮、防磁、防火
防火主要體現(xiàn)在檔案密集架能經(jīng)受烈火考驗(yàn),讓損失減到最xiao程度。防潮的特點(diǎn)最適合南方地區(qū)。在中國廣大南方地區(qū),只要溫度在攝氏12℃~14℃之間,相對濕度在60%以上,就是霉菌滋生的樂園和銹蝕的溫床,珍貴的紙張文件、相片、儀器、貴重藥品,以及各種磁碟膠片都有可能受潮。檔案密集架的防潮性可以解決人們的困擾。雙都辦公家具特別提醒您防磁的特性在電腦時(shí)代尤為重要,裝有商業(yè)機(jī)mi、統(tǒng)計(jì)數(shù)字、私人資料的磁碟,具有歷史性意義的音像帶檔案,珍貴影像或經(jīng)典CD等物件,最怕受到突然間強(qiáng)大的磁場干擾,檔案密集架的防磁特性能很好地解決此類問題。
大多數(shù)的檔案管理者都會先將資料存放進(jìn)檔案盒中在擺放到密集架上,不過每一個(gè)檔案盒都是一模一樣的,我們在存取資料的時(shí)候改如何分清呢?其實(shí)呢可以將每一個(gè)檔案盒上進(jìn)行標(biāo)記字母和數(shù)字來確定檔案盒的位置。我們可以將字母作為層數(shù)的標(biāo)記,以數(shù)字來確定列的位置。這樣就可以快速準(zhǔn)確的找到資料的放置位置了。
在整理資料盒的時(shí)候,通常都會將檔案盒對齊整理,這樣看起來整齊美觀,但卻不是很容易就能做好。在這里小編教一個(gè)小竅門,我們再存防資料的時(shí)候,可以留一個(gè)檔案盒作為取齊板,雙手平握,與架體檔案垂直,然后用這盒檔案輕輕將資料盒進(jìn)行平移,多推幾遍即可讓整列資料盒變得整整齊齊了。使用這種方法,既可以就地取材,又可快速取齊整格檔案,方便有效。

小竅門雖然不多但卻方便實(shí)用。好好利用這些小技巧,檔案管理人員就可以更快更好的整理檔案資料,提高辦公效率。你學(xué)會了嗎?
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