山東紅果傳媒(圖)|周年慶典活動(dòng)策劃方案|山東活動(dòng)策劃

每次遇到大型會(huì)議策劃，山濤會(huì)務(wù)就會(huì)聽(tīng)到好多的抱怨聲，例如，事情好多沒(méi)法統(tǒng)籌安排啦，4S店車展活動(dòng)策劃方案，又或者是任務(wù)繁重太復(fù)雜之類的，周年慶典活動(dòng)策劃方案，其實(shí)，會(huì)議策劃從會(huì)議方案、會(huì)議場(chǎng)地、會(huì)議流程和會(huì)議總結(jié)這四方面入手策劃會(huì)容易很多。

一、會(huì)議方案

確定會(huì)議主題是會(huì)議策劃的一步。會(huì)議主題要緊緊圍繞大會(huì)總體的工作目標(biāo)和任務(wù)。一套完整齊備的會(huì)議策劃方案會(huì)讓整個(gè)會(huì)議的執(zhí)行事半功倍。

制定會(huì)議方案應(yīng)當(dāng)注意以下幾個(gè)方面：

1. 會(huì)議方案需要明確的會(huì)議日程安排，同時(shí)要理清各項(xiàng)議程之間內(nèi)在的邏輯關(guān)系，使各場(chǎng)次會(huì)議能順利銜接。方案一般包括會(huì)議名稱、時(shí)間地點(diǎn)、出席人員、會(huì)議任務(wù)、議程、工作組設(shè)置及文件起草工作、會(huì)務(wù)秘書(shū)工作、組織人事工作、宣傳報(bào)道工作、后勤服務(wù)工作、安全保衛(wèi)工作等內(nèi)容。

2. 加強(qiáng)溝通。一方面需要加強(qiáng)與上級(jí)的溝通請(qǐng)示工作；另一方面，也需要加強(qiáng)橫向的溝通銜接工作。一場(chǎng)大型會(huì)議的順利開(kāi)展，離不開(kāi)會(huì)務(wù)組織部門(mén)與所有會(huì)議相關(guān)部門(mén)的密切配合和相互協(xié)作。因此在會(huì)議策劃期間，必須加強(qiáng)各部門(mén)之間的溝通銜接工作，使得整場(chǎng)活動(dòng)順利進(jìn)行。

3. 合理安排分解工作任務(wù)，明確工作職責(zé)。細(xì)化策劃方案的時(shí)間節(jié)點(diǎn)，山東活動(dòng)策劃，使各部門(mén)能夠按照時(shí)間節(jié)點(diǎn)一步步倒推時(shí)間進(jìn)行安排，形成完整的時(shí)間表，保證按時(shí)按質(zhì)完成工作。

二、會(huì)議場(chǎng)地

在會(huì)議開(kāi)始之前，會(huì)務(wù)組織者應(yīng)提前對(duì)會(huì)場(chǎng)進(jìn)行勘察了解，并做好相應(yīng)的會(huì)場(chǎng)布置，包括會(huì)場(chǎng)和會(huì)議用品的準(zhǔn)備布置以及迎送接待儀式的確認(rèn)及排練，同時(shí)也要確保乘車安全和用餐標(biāo)準(zhǔn)。為了會(huì)議正式進(jìn)行，還要提前進(jìn)行實(shí)戰(zhàn)演練，按照“1.2.2”的標(biāo)準(zhǔn)做好會(huì)議場(chǎng)地布置工作，即保證每一個(gè)會(huì)場(chǎng)提天布置完畢，每一項(xiàng)活動(dòng)提天部署到位；保證會(huì)議工作人員提前兩個(gè)小時(shí)到達(dá)會(huì)場(chǎng)，提前兩個(gè)小時(shí)做好一切準(zhǔn)備工作；保證全體會(huì)議代表及出席人員提個(gè)小時(shí)入場(chǎng)。

三、會(huì)議流程      

為了確保會(huì)議的順利進(jìn)行，需要事先確定會(huì)議的流程圖或者流程表。

在會(huì)議執(zhí)行期間，熱情周到的會(huì)議服務(wù)工作是整場(chǎng)會(huì)議策劃中必不可少的一環(huán)。會(huì)議服務(wù)分為會(huì)場(chǎng)內(nèi)服務(wù)和會(huì)場(chǎng)外服務(wù)，涉及會(huì)議報(bào)到、食宿安排、療服務(wù)、車輛安排、材料分發(fā)、引導(dǎo)入座、會(huì)議記錄、錄音攝像等諸多環(huán)節(jié)。只有做好會(huì)議服務(wù)工作，才能更好推進(jìn)會(huì)議流程的執(zhí)行。

四、會(huì)議結(jié)束

一次成功的會(huì)議，離不開(kāi)合理安排的會(huì)后工作。一來(lái)要統(tǒng)籌做好會(huì)后服務(wù)，舞美效果圖設(shè)計(jì)，需要注重統(tǒng)籌銜接，提前做好會(huì)議結(jié)束之后系列的后續(xù)會(huì)議和活動(dòng)的組織實(shí)施方案，做好組織協(xié)調(diào)工作。

二來(lái)要做好面的會(huì)后總結(jié)，及時(shí)總結(jié)會(huì)務(wù)工作中的經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)，對(duì)已有的會(huì)務(wù)工作流程、工作規(guī)則等進(jìn)行修改和完善，使之更加適應(yīng)新時(shí)期會(huì)務(wù)工作的需要。在這一過(guò)程中，會(huì)議代表對(duì)整場(chǎng)策劃的意見(jiàn)和建議就是一個(gè)很好的參照，認(rèn)真采納其中的合理部分，可以促進(jìn)辦會(huì)能力不斷提高。

并且也要及時(shí)整理會(huì)議資料，牢固樹(shù)立檔案意識(shí)。在會(huì)前、會(huì)中、會(huì)后都安排專人收集整理會(huì)議方案、會(huì)議通知、會(huì)議須知、發(fā)言材料、會(huì)議記錄、音像資料等會(huì)議檔案資料，按類別整理成資料匯編，為今后辦會(huì)提供工作參考。

這部分內(nèi)容應(yīng)根據(jù)策劃書(shū)的特點(diǎn)在以下項(xiàng)目中選取內(nèi)容重點(diǎn)闡述；具體項(xiàng)目有：基本情況簡(jiǎn)介、主要執(zhí)行對(duì)象、狀況、組織部門(mén)、活動(dòng)開(kāi)展原因、社會(huì)影響、以及相關(guān)目的動(dòng)機(jī)。其次應(yīng)說(shuō)明問(wèn)題的環(huán)境特征，主要考慮環(huán)境的內(nèi)在優(yōu)勢(shì)、弱點(diǎn)、機(jī)會(huì)及威脅等因素，對(duì)其作好面的分析(SWOT分析)，將內(nèi)容重點(diǎn)放在環(huán)境分析的各項(xiàng)因素上，對(duì)過(guò)去現(xiàn)在的情況進(jìn)行詳細(xì)的描述，并通過(guò)對(duì)情況的預(yù)測(cè)制定計(jì)劃。如環(huán)境不明，則應(yīng)該通過(guò)調(diào)查研究等方式進(jìn)行分析加以補(bǔ)充。