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數(shù)據(jù)化加工檔案著錄

如果檔案庫房提供的目錄和紙質(zhì)檔案不相符的，應(yīng)該以紙質(zhì)檔案原文內(nèi)容為標準進行錄入，并錯誤信息。著錄項相關(guān)內(nèi)容錄入要完整，如有不明確或不完整的著錄項需記錄并及時反應(yīng)給檔案保管人員，如果目錄中要增加或減少相關(guān)著錄字段要與檔案保管人員協(xié)商。如果目錄內(nèi)容有錯，如主題內(nèi)容文號等，以紙質(zhì)檔案信息為準，并及時反應(yīng)給檔案管理人員。順頁整理著錄的同時，要檢查案卷的完整性，是否有缺頁漏頁錯編現(xiàn)象。

數(shù)據(jù)化加工保密

1.驗收小組檢查加工公司是否與省檔案局簽訂“信息保密協(xié)議”、公司是否辦理《中華人民共和國國家秘密載體許可證》、工作人員是否持有云南省保密局頒發(fā)的《涉密人員上崗培訓證》。

2.檔案原件是否嚴格按照檔案管理要求進行管理。在未拆卷以前，如發(fā)現(xiàn)有缺失文件現(xiàn)象，必須填寫《館藏檔案卷內(nèi)文件材料登記備查表》，經(jīng)簽字認可后再進行拆卷處理。

3.下班之前，數(shù)字化加工平臺，所有檔案是否進箱、柜，檔案箱、柜鑰匙要由加工公司專人保管，并且要由專人檢査水電、窗戶是否已關(guān)閉完好后，數(shù)字化加工價格，方才可離去。

4.在加工過程中，如發(fā)現(xiàn)文件屬密級以上，是否進行登記，文件所涉內(nèi)容。同時，不能隨便在文件添寫任何字及符號，只能用2b鉛筆編寫頁碼。

5.嚴禁將手機、相機、攝像機、私有移動存儲介質(zhì)等設(shè)備帶入加工現(xiàn)場。由于工作需要，每個公司只允許兩名管理人員可以在加工現(xiàn)場使用手機，其余員工只能在加工現(xiàn)場外或下班之后才能使用手機，如有違反上述規(guī)定，一律嚴懲。

數(shù)字化加工掃描件和非掃描件的界定

只要是在數(shù)字化范圍之內(nèi)，對同時存有正本、定稿、草稿的檔案都應(yīng)同時定為掃描件，不應(yīng)該認為割裂檔案的前后形成關(guān)系，認為造成檔案數(shù)據(jù)的不完整。比如《》，數(shù)字化加工，如果利用者只想利用《》內(nèi)容本身，查找第幾款第幾條，只看正本就夠了，再有《》都有公開發(fā)行本，直接查找發(fā)行本就行了，根本不用到檔案館來查，所以掃描只掃描正本，就能滿足這部分利用者的利用目的了。但是如果想看《》的形成過程、起草過程、修改過程等，僅看正本是遠遠不夠的，還要看歷史的修改搞及形成《》的有關(guān)檔案。這就要求正本、定稿、草稿必須同時所掃描。