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數(shù)字化建設(shè)的目標(biāo)

數(shù)字化建設(shè)的目標(biāo)是使檔案館(室)現(xiàn)有的檔案文件資料全部實現(xiàn)數(shù)字化處理，建立健全檔案目錄數(shù)據(jù)庫、現(xiàn)行文件全文數(shù)據(jù)庫和多媒體數(shù)據(jù)庫(照片、音頻、視頻等)，數(shù)字化加工，通過數(shù)據(jù)接口和政務(wù)辦公系統(tǒng)連通，用的數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)提供安全、的管理和利用，實現(xiàn)真正的資源共享。

數(shù)字化加工的基本環(huán)節(jié)主要包括:檔案整理、檔案掃描、圖像處理、圖像質(zhì)檢、檔案裝訂、目錄建庫、數(shù)據(jù)掛接、數(shù)據(jù)驗收、數(shù)據(jù)備份、成果管理等。

數(shù)字化加工的設(shè)計原則

(1）安全性

檔案系統(tǒng)所處理的信息一般涉及單位的，而且不同的應(yīng)用人員在不同的時刻對檔案信息的處理權(quán)限也是不同的，因此電子文件歸檔入檔案庫后安全性控制功能成為數(shù)字檔案管理系統(tǒng)得以投入使用的先決條件。數(shù)字檔案管理系統(tǒng)的安全性控制要求一般包括防止用戶侵入、權(quán)限控制、存儲和傳輸加密以及電子簽名。這些手段必須足夠強大，難以被攻破，而且也必須足夠靈活，方便使用者掌握和利用。

(2）擴充性

隨著系統(tǒng)在辦公業(yè)務(wù)中使用程度的日益加深，其應(yīng)用必然會越來越廣，數(shù)字化加工平臺，將有越來越多的電子文件類型需要系統(tǒng)來進行轉(zhuǎn)換完成，因此系統(tǒng)必須具有良好的可擴充性，為今后系統(tǒng)的升級提供良好的接口。

數(shù)據(jù)化加工前期準(zhǔn)備

（1）紙質(zhì)檔案數(shù)字化需要相應(yīng)的設(shè)備和場所，數(shù)字化處理場所應(yīng)具有足夠的空間和合理的布局，并可配備門禁、防盜、視頻監(jiān)控等消防系統(tǒng)和安防系統(tǒng)。

（2）數(shù)字處理設(shè)備需要計算機、掃描儀、錄音機和存儲介質(zhì)。如果可以配置服務(wù)器、備份設(shè)備、數(shù)碼相機等則更好。

（3）數(shù)字處理工作還需要相應(yīng)的軟件系統(tǒng)支持，如操作系統(tǒng)、文件管理軟件、掃描程序、錄音軟件、備份軟件、殺毒軟件等。確保數(shù)字處理工作的安全和保障。