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上海市細(xì)節(jié)管理廠家

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對于會議策劃人員來說，主辦一場具有一定規(guī)模的會議，如何讓眾多的參會者在每一個環(huán)節(jié)諸如邀請、簽到、會議、用餐、娛樂、學(xué)習(xí)、交流等項目中得到他們想要的東西，同時又能關(guān)注到與會者一些意外情況，例如突發(fā)疾病、家庭危機(jī)或其他個人麻煩等。另外，還要解決隨時都有可能發(fā)生的諸如會議發(fā)言人沒有及時到場、惡劣的交通或者天氣突變、或音現(xiàn)場響設(shè)備失誤等突發(fā)事件呢？搜會網(wǎng)作為一個專業(yè)的會議策劃管理公司，我們總結(jié)以下專業(yè)建議供您會議參考。
一、確立明確的會議目標(biāo)：對任何一個商業(yè)公司而言，要想讓會議開得有價值有意義，必須要有一個明確的會議目的。通過會議獲取所需，提供給與會者相應(yīng)的價值，并且能回報投資。
二、完善信息的采集與分析：信息的收集極為重要，這其中包括了解客戶的需求（細(xì)節(jié)請看流程中附錄-客戶需求分析單）、了解會議的出席者、了解媒體、了解預(yù)算、分析自己的不足等。
三、追求不斷的會議創(chuàng)新：每一次會議都是對創(chuàng)新能力的挑戰(zhàn)，無論在內(nèi)容或形式上，不斷的創(chuàng)新能使每一次會議都充滿激情與樂趣。
四、制定周密的會議計劃：無論是甘特圖還是進(jìn)度表，一個周密的計劃必須包括會議里所有的細(xì)節(jié)，另外，保證定期的追蹤可以避免一個周密的計劃成為項目經(jīng)理墻壁上的裝飾。
五、實施嚴(yán)格的會議現(xiàn)場管理：在進(jìn)行現(xiàn)場管理時，一定要嚴(yán)格地對照計劃表上的事項進(jìn)行操作，任何疏漏都會導(dǎo)致會議的失敗。此外，會議現(xiàn)場負(fù)責(zé)人需要有很好的隨機(jī)應(yīng)變能力。
六、會議結(jié)束與細(xì)致的總結(jié)：成功的會議需要有創(chuàng)造性的規(guī)劃；積極的談判和交流的技巧；規(guī)范的操作和財務(wù)管理；的包裝和系統(tǒng)的反饋。在會議結(jié)束后總結(jié)一下你提供了多少價值？什么是你公司的投資收益？與會者明年還會參加你的會議嗎？將這些答案匯總起來，應(yīng)用于下一次的會議計劃。
七、爭取，而不是：無論會議大小與否，再好的會議計劃都不可能達(dá)到，最重要的事情是建議、設(shè)計和會議修正。
八、了解會議涉及的行業(yè)：為了提供成功的會議管理，組織者必須了解會議所涉及的行業(yè)，專業(yè)術(shù)語和行業(yè)整體趨勢等方面的內(nèi)容。
九、不要為了省小錢而在大事上糊涂：保證合作的會議供應(yīng)商提供的專業(yè)服務(wù)，千萬不要為了省點小錢而犧牲了整個會議品質(zhì)，找一些缺乏會議經(jīng)驗的小型會務(wù)公司，到最后損失的還是你自己。搜會網(wǎng)擁有多年的會議管理經(jīng)驗，是您最理想的專業(yè)會議管理伙伴。
十、記住、顧客永遠(yuǎn)是：你的聽眾是你的上帝，他們會付帳給你，因此他們必須要感受和接受到價值，他們必須要體會到此次會議的重要性。如果你覺得有什么事比顧客更重要，請記?。侯櫩陀肋h(yuǎn)是重要。
十一、合理控制會議預(yù)算：要學(xué)會分析并合理地使用預(yù)算。額外花費(fèi)的錢都應(yīng)該首先使與會者收益。
十二、限度地使用技術(shù)：技術(shù)能給你很多幫助，自始至終地盡可能多使用技術(shù)，使得顧客和工作人員都能很輕松地運(yùn)用技術(shù)，但是，必須記住不可用技術(shù)代替人與人之間的交流。
十三、清晰而明確的會議溝通：清晰而明確的交流是整個項目成功的關(guān)鍵。想象你是一個與會者，不了解內(nèi)部的計劃、程序或是后備工作，如何在最短的時間內(nèi)了解這一切呢？
十四、成熟的會議危機(jī)管理：針對不可預(yù)見的問題與可能的危機(jī)，必須準(zhǔn)備好解決方案，前期準(zhǔn)備時與自己聘請的會務(wù)管理公司充分的溝通交流，對整個會議做好危機(jī)預(yù)案。
十五、提供足夠的價值:為了滿足與會者的需求，一個會議項目應(yīng)該能提供給聽眾有用的價值，無論是教育還是培訓(xùn)抑或是新產(chǎn)品發(fā)布會或經(jīng)銷商大會---會議內(nèi)容是關(guān)鍵，充實的會議內(nèi)容將使價值在會議中得以體現(xiàn)。
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