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會(huì)議會(huì)務(wù)安排手冊(cè)

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一、會(huì)議會(huì)務(wù)前的策劃工作
決定召開會(huì)議后，應(yīng)做好會(huì)議前的各項(xiàng)策劃工作，包括：
1、商定與會(huì)人員范圍（含嘉賓、、正式代表和列席代表）。
2、商定會(huì)議日程。
3、商定會(huì)場(chǎng)（含討論地點(diǎn)）和會(huì)議住地的安排及討論分組原則。
4、商定會(huì)議文件材料的起草和印發(fā)工作。
5、商定會(huì)議報(bào)名和簽到事項(xiàng)。
6、商定參觀點(diǎn)的安排。
7、商定獎(jiǎng)品、的發(fā)放安排或紀(jì)念品、獎(jiǎng)品、的購(gòu)買和制作工作。
8、商定新聞報(bào)道的有關(guān)事宜。
二、會(huì)議會(huì)務(wù)有關(guān)問題的請(qǐng)示
根據(jù)協(xié)調(diào)情況，提出關(guān)于會(huì)議有關(guān)具體問題的請(qǐng)示，即會(huì)務(wù)安排工作方案，報(bào)黨、校辦主任審核。請(qǐng)示包括以下內(nèi)容：
1、會(huì)議的名稱、時(shí)間、地點(diǎn)和主題。
2、出席會(huì)議的人員范圍。
3、會(huì)議的議程、日程安排方案，會(huì)議主持人、講話人、發(fā)言人建議名單。
4、會(huì)場(chǎng)的布置和座位（含臺(tái)）安排原則。
5、分組討論的編組原則和召集人建議名單。
6、會(huì)議文件材料（含主持詞、大會(huì)發(fā)言稿、參閱材料）的起草、審批、印發(fā)的原則。
7、獎(jiǎng)品、的安排發(fā)放（含紀(jì)念品、獎(jiǎng)品、的購(gòu)買或制作要求）。
8、會(huì)議合影、參觀的組織安排。
9、與會(huì)人員請(qǐng)假的原則。
10、新聞報(bào)道的原則。
11、與會(huì)人員或來(lái)賓的接待及食住行安排原則。
三、會(huì)議會(huì)務(wù)的通知
1、全校性會(huì)議，通知以黨委辦公室、校長(zhǎng)辦公室名義發(fā)出。通知中應(yīng)明確會(huì)議的時(shí)間、地點(diǎn)、主題、參加會(huì)議人員范圍、請(qǐng)假要求、簽到的時(shí)間和地點(diǎn)等。如召開視屏?xí)h，通知中應(yīng)明確在主會(huì)場(chǎng)、分會(huì)場(chǎng)參加會(huì)議的有關(guān)事項(xiàng)。
2、校外會(huì)議，邀請(qǐng)函以廣東外語(yǔ)外貿(mào)大學(xué)或廣東外語(yǔ)外貿(mào)大學(xué)校友總會(huì)名義發(fā)出。邀請(qǐng)函中應(yīng)明確會(huì)議的時(shí)間、地點(diǎn)、主題、報(bào)名要求、簽到的時(shí)間和地點(diǎn)等。邀請(qǐng)函需附回執(zhí)。
3、會(huì)前適當(dāng)時(shí)間，應(yīng)向校發(fā)出《校公務(wù)活動(dòng)安排》，明確會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、與會(huì)人員范圍、日程安排，每一節(jié)大會(huì)的程序（由誰(shuí)主持、誰(shuí)講話、誰(shuí)發(fā)言，是否安排與會(huì)議代表合影，是否安排頒獎(jiǎng)等），到達(dá)會(huì)場(chǎng)的時(shí)間，著裝要求等等。
四、會(huì)議會(huì)務(wù)前的有關(guān)準(zhǔn)備工作
1、召開籌備會(huì)，召集相關(guān)人員布置具體工作。
2、制作會(huì)議。
3、制作橫幅、背景板、歡迎牌和引導(dǎo)牌。
4、排出會(huì)場(chǎng)（含臺(tái)）座位圖。
5、制作照相站位圖，并通知攝影師。
6、收集和整理與會(huì)人員出席情況，重點(diǎn)是落實(shí)校出席會(huì)議的情況。
7、提出分組討論的具體名單（含召集人），安排小組討論會(huì)議地點(diǎn)。
8、打印姓名牌，布置會(huì)場(chǎng)。
9、檢查會(huì)議文件材料的印發(fā)情況和主持詞、發(fā)言稿的準(zhǔn)備情況。
10、檢查會(huì)議紀(jì)念品或獎(jiǎng)品、的制作情況，包括獎(jiǎng)品、的遞送組織情況。
11、制作外地來(lái)賓的車輛接送安排表及會(huì)務(wù)用車安排表。
12、落實(shí)會(huì)議期間的用餐安排。
13、合成《會(huì)議須知》，報(bào)黨、校辦主任審定。
《黨公務(wù)活動(dòng)安排》式樣：
上海嘉定黨校2012發(fā)展戰(zhàn)略研討會(huì)暨委員會(huì)擴(kuò)大會(huì)議
根據(jù)學(xué)校的工作安排，“2012學(xué)校發(fā)展戰(zhàn)略研討會(huì)暨黨務(wù)委員會(huì)擴(kuò)大會(huì)議”定于2012年1月9日至11日召開。
會(huì)議議題：1.開拓視野，更新觀念，進(jìn)一步提高我校教育教學(xué)管理水平；2.學(xué)科建設(shè)和研究生教育。
與會(huì)人員范圍：、校務(wù)委員、各學(xué)院(部)院長(zhǎng)(主任)、黨總支書記，各科研、教輔、機(jī)關(guān)單位主要負(fù)責(zé)人，共約88人。
著裝要求：參加大會(huì)時(shí)，請(qǐng)同志著西裝。
附：日程安排
五、會(huì)議會(huì)務(wù)報(bào)到
1、按照會(huì)議報(bào)到時(shí)間，提前30分鐘到達(dá)現(xiàn)場(chǎng)，檢查工作人員到達(dá)情況，組織協(xié)調(diào)報(bào)到工作。
2、與會(huì)人員報(bào)到時(shí)，應(yīng)在簽到后再發(fā)給會(huì)議，憑會(huì)議辦理其他報(bào)到手續(xù)。
六、會(huì)議會(huì)務(wù)期間的服務(wù)工作
1、每節(jié)大會(huì)前，提前40分鐘到達(dá)會(huì)場(chǎng)，檢查會(huì)場(chǎng)的各項(xiàng)準(zhǔn)備情況 (會(huì)議中需播放、國(guó)際歌、頒獎(jiǎng)音樂的應(yīng)) 。
2、做好會(huì)場(chǎng)內(nèi)外、休息室的引導(dǎo)工作。
3、負(fù)責(zé)與會(huì)人員在會(huì)場(chǎng)的報(bào)到工作，根據(jù)報(bào)到情況及時(shí)清點(diǎn)到會(huì)人數(shù)。
4、掌握主要到達(dá)會(huì)場(chǎng)時(shí)間并注意迎候，到達(dá)后，引導(dǎo)進(jìn)入休息室。
5、會(huì)前3分鐘開始整理會(huì)場(chǎng)，提醒與會(huì)同志盡快入座，并關(guān)閉手機(jī)。
6、會(huì)場(chǎng)整理好后，向黨、校辦主任報(bào)告，于會(huì)前1分鐘協(xié)助黨、校辦主任引導(dǎo)主要到會(huì)場(chǎng)位置就座。
6、開會(huì)期間，做好會(huì)場(chǎng)內(nèi)外的值班工作，及時(shí)辦理交辦的事項(xiàng)并做好會(huì)議記錄，做好頒獎(jiǎng)時(shí)的有關(guān)引導(dǎo)工作。
7、分組討論，應(yīng)安排工作人員提前20分鐘到各討論點(diǎn)檢查會(huì)場(chǎng)的準(zhǔn)備情況，做好引導(dǎo)工作。
8、如安排合影，請(qǐng)注意提前安排場(chǎng)地，了解攝影師的到位情況，搜會(huì)網(wǎng)擁有專業(yè)的集體照攝像師可以為您解決合影問題。
七、會(huì)議會(huì)務(wù)后的整理工作
1、每節(jié)會(huì)議結(jié)束后，及時(shí)檢查會(huì)場(chǎng)，注意收集與會(huì)人員遺漏的文件或其他物品并盡快轉(zhuǎn)交有關(guān)同志。
2、及時(shí)收議有關(guān)資料，整理后歸檔，保存為電子文檔和打印材料各一份。
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