供應(yīng)會(huì)務(wù)工作

會(huì)議是一種非常重要的工作方式，要開好會(huì)議，做好會(huì)務(wù)工作至關(guān)重要。捜會(huì)網(wǎng)結(jié)合多年會(huì)務(wù)實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，我們認(rèn)為要做好會(huì)務(wù)工作，必須制定會(huì)議預(yù)案，搞好會(huì)場(chǎng)布置、會(huì)議接待等工作，并及時(shí)對(duì)會(huì)議過程中可能存在的問題做好預(yù)案及時(shí)處理。 　　“會(huì)議”現(xiàn)代意義上的理解：就是有組織有的商議事情的，它作為始終伴隨人類發(fā)展的一種社會(huì)現(xiàn)象，在古今中外都產(chǎn)生過許多重大影響。如楚漢爭(zhēng)雄時(shí)的“鴻門宴”、二戰(zhàn)時(shí)的中英美德黑蘭會(huì)議、我黨的十一屆三中全會(huì)等。
　　會(huì)議是一種集體議事的行為過程，是制定方針、政策，決定重要事項(xiàng)，貫徹上級(jí)指示、檢查部署工作的一種工作方法，開好會(huì)議有利于集思廣益，有利于采用的方式做好工作，有利于統(tǒng)一思想、協(xié)調(diào)一致，溝通信息和經(jīng)驗(yàn)交流。會(huì)議有多種，大到萬(wàn)人大會(huì)，小到幾人小會(huì)，座談、會(huì)唔等，都表現(xiàn)為解決問題，進(jìn)行工作的一種手段，在現(xiàn)代政治、社會(huì)生活中會(huì)議已成為一種經(jīng)常性的活動(dòng)方式。
　　有關(guān)會(huì)議的組織、安排以及各種事務(wù)務(wù)工作稱為會(huì)務(wù)工作。會(huì)務(wù)工作是貫穿會(huì)議全過程的一項(xiàng)服務(wù)性工作，會(huì)議能否達(dá)到預(yù)期效果、成功與否都與會(huì)議服務(wù)工作有及其重要的關(guān)系。要想做好會(huì)議服務(wù)應(yīng)注意完善以下幾項(xiàng)工作：
　　，制定會(huì)議預(yù)案。會(huì)議一經(jīng)確定，就應(yīng)著手制定會(huì)議預(yù)案，制定會(huì)議預(yù)案一定要詳細(xì)周密，并對(duì)會(huì)議期間可能出現(xiàn)的其它意外情況制定相應(yīng)措施。預(yù)案通常包括以下內(nèi)容：會(huì)議的名稱、會(huì)議的內(nèi)容、會(huì)場(chǎng)地點(diǎn)、會(huì)議參加人員、會(huì)議時(shí)間、會(huì)期、會(huì)議方式、發(fā)言順序、通知應(yīng)注明的事項(xiàng)、車輛調(diào)度及會(huì)議籌備工作所需完成的其它工作內(nèi)容及每項(xiàng)工作的承辦者和完成各項(xiàng)工作的期限等。預(yù)案制定后，要充分論證，經(jīng)批準(zhǔn)后通知參與會(huì)議籌備工作的各方面人員，并督促各項(xiàng)工作落實(shí)到位。
　　第二，會(huì)場(chǎng)布置。會(huì)場(chǎng)布置包括會(huì)標(biāo)的書寫、色彩的使用、標(biāo)語(yǔ)內(nèi)容及會(huì)議主題氣氛色調(diào)烘托等。會(huì)場(chǎng)布置是一門很深的學(xué)問，不同的會(huì)議會(huì)場(chǎng)布置要求有不同的形式，既要反映會(huì)議的中心內(nèi)容，又要注意會(huì)場(chǎng)的擺放和氣氛，重點(diǎn)是圍繞會(huì)議內(nèi)容突出會(huì)議中心議題。如黨政機(jī)關(guān)的工作會(huì)要顯出團(tuán)結(jié)的氣氛，人民代表大會(huì)要有莊嚴(yán)隆重的氣氛，座談會(huì)氣氛要和諧，報(bào)告會(huì)則一般要求簡(jiǎn)單樸素。會(huì)場(chǎng)的氣氛是用色彩、飾物來表現(xiàn)的，不同的顏色體現(xiàn)不同的內(nèi)容，如紅色代表熱烈、綠色象征新生嫻雅的標(biāo)志，花卉盆景的色澤同樣也要考慮。結(jié)合捜會(huì)網(wǎng)多次會(huì)議布置經(jīng)驗(yàn)，我們覺得會(huì)場(chǎng)布置的主要工作有以下三項(xiàng)：
　　（一）會(huì)標(biāo)的制做及懸掛。重要的會(huì)議，在臺(tái)的上方應(yīng)有一幅會(huì)標(biāo)，會(huì)標(biāo)又稱橫幅，是顯示會(huì)議名稱或主題的標(biāo)志，通常采用紅布橫幅作底、剪紙為字的方式制作，一般是紅底白字或黑字，規(guī)模大小，字體形狀要依據(jù)會(huì)議和會(huì)場(chǎng)的情況而定，字體要美觀大方，內(nèi)容要簡(jiǎn)潔明了，確切地體現(xiàn)會(huì)議的主題。會(huì)標(biāo)的位置要放置于臺(tái)臺(tái)口上方或置于臺(tái)底幕之上，我們通常是置于臺(tái)底幕之上。
　?。ǘ┡_(tái)的布置：大、中型會(huì)議一般都設(shè)有臺(tái)，會(huì)議臺(tái)一般與聽眾席成面對(duì)面的形式，布置要對(duì)稱，不能給人一邊倒或傾斜的感覺，要盡量簡(jiǎn)化減少臺(tái)上的人數(shù)，臺(tái)前可擺放花草，給人以舒暢之感。但不易放過多旗幟和花木，以免使人眼花繚亂或加重與會(huì)人員視覺上的負(fù)擔(dān)。
　?。ㄈ┳蔚陌才牛鹤畏峙_(tái)座次和聽眾席座次，會(huì)議臺(tái)座次排列所依循的規(guī)則，具體是以臺(tái)上就坐的*人居中，然后依照先左后右的次序向兩邊順延。臺(tái)的排列規(guī)則來源于中國(guó)的左右手一說，現(xiàn)已約定成俗。如果臺(tái)上有多排可按照由前至后排列，并擺放好座次牌。會(huì)場(chǎng)座次就面對(duì)臺(tái)來說有前后左右之分，一般按姓氏筆劃或單位排列，但不管如何安排都應(yīng)注意一下幾點(diǎn)：
    ①代表團(tuán)的座次盡量不要橫寬，要適當(dāng)?shù)募?xì)長(zhǎng)，這樣一個(gè)代表團(tuán)或一個(gè)單位就具有從前到后的若干排座位。
    ②對(duì)代表團(tuán)或單位的主要負(fù)責(zé)人和一些老弱病殘的代表可適當(dāng)照顧，安排在便于出進(jìn)走動(dòng)的位置。
    ③列席人員和記者應(yīng)按排在正式代表位置的后邊，如人員較多也可排在兩邊。會(huì)場(chǎng)排列座次還可根據(jù)具體情況采用其它方法，如是重大會(huì)議座次排列好后要經(jīng)審定。
　　第三，會(huì)議的接待和其他服務(wù)工作。會(huì)議的報(bào)到日期一經(jīng)確定，就應(yīng)作出周密安排。會(huì)議報(bào)到日期的當(dāng)天，要派出車輛和工作人員到路口、車站、飛機(jī)場(chǎng)等候與會(huì)人員，如果與會(huì)人員提前告知車次航班，可在其到達(dá)前接站，如果沒有告知就按通知的接站地點(diǎn)全天候迎接，接站工作人員要攜帶會(huì)議接站牌到接站地點(diǎn)，如果是大型會(huì)議或勞模、（下轉(zhuǎn)第23頁(yè)）（上接第102頁(yè)）人民代表大會(huì)可以持橫幅，既醒目，又顯示出熱烈的氣氛。工作人員迎候與會(huì)人要認(rèn)真熱情，接站車把與會(huì)人員送到會(huì)議住所地，引導(dǎo)他們簽到領(lǐng)取會(huì)議材料及房間鑰匙，告知就餐地點(diǎn)或發(fā)放餐券，并告知會(huì)議就餐、住宿等有關(guān)時(shí)間和注意事項(xiàng)。對(duì)從上級(jí)單位或?qū)３虂碜鲌?bào)告的人員，要派專人陪同，引導(dǎo)他們住宿、就餐、參加會(huì)議活動(dòng)。會(huì)議中經(jīng)常出現(xiàn)大大小小突如其來的各種事情，稍不注意就可能出差錯(cuò)，因此要十分精心、仔細(xì)。
　　搞好車輛調(diào)配也是會(huì)務(wù)服務(wù)的重點(diǎn)。包括車輛的組織、調(diào)度派車用車等，會(huì)前要根據(jù)會(huì)議的預(yù)案及會(huì)議可能出現(xiàn)的情況作出詳細(xì)的用車計(jì)劃，并提前告知有關(guān)人員，使大家心中有數(shù)，如果會(huì)議集體用車，如外出參觀參加集體活動(dòng)等，要提前作出安排，乘車時(shí)間地點(diǎn)，人員所乘車輛順序號(hào)，并要有專人組織引導(dǎo)指揮。會(huì)議的結(jié)束工作也不能等會(huì)議結(jié)束后再辦，有些工作要在會(huì)議結(jié)束前就著手進(jìn)行，如車、船、飛的，送站車的安排等，要在會(huì)議完成前就落實(shí)到位。
　　第四，代表離會(huì)工作。代表離會(huì)工作就是在會(huì)議結(jié)束后做好代表離開、返回原單位的安排服務(wù)工作，這一工作的明顯特點(diǎn)就是零碎、煩瑣，跑腿的事情多。但是如果這一工作做不好，同樣會(huì)影響整個(gè)會(huì)議的組織與服務(wù)工作，就會(huì)使與會(huì)人員覺得會(huì)議松松垮垮，虎頭蛇尾，影響整個(gè)會(huì)議服務(wù)工作和會(huì)議效果，甚至影響會(huì)議精神的傳達(dá)落實(shí)，因此一定要周密安排，熱情服務(wù)，使代表們心情舒暢，高高興興地返回原單位。主要工作有：①車船飛的落實(shí)情況。②送站車的調(diào)度和人員安排情況。③與會(huì)人員的其它要求及安排。④代表離會(huì)后的一些善后工作等等。
　　第五，會(huì)后總結(jié)。一個(gè)會(huì)議能否開好，是否達(dá)到了預(yù)期的目的，與會(huì)議組織和服務(wù)工作的水平有直接關(guān)系。會(huì)議的質(zhì)量沒有，只有更好，每次會(huì)后都應(yīng)進(jìn)行經(jīng)驗(yàn)總結(jié)，不斷增加服務(wù)內(nèi)容，提高服務(wù)質(zhì)量，不斷提高會(huì)議管理工作水平。會(huì)議總結(jié)的主要目的在于總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，查找不足，使今后的會(huì)務(wù)工作做得更好更專業(yè)。
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