搜會(huì)網(wǎng)教您如何組織安排學(xué)術(shù)會(huì)議

一、學(xué)術(shù)會(huì)議前準(zhǔn)備
1、一般學(xué)術(shù)會(huì)議在輪只是提交一個(gè)意向說(shuō)明到的郵箱，而且在輪中會(huì)大致通知重要的時(shí)間點(diǎn)，提交時(shí)間、意見(jiàn)時(shí)間、報(bào)到時(shí)間等。
2、按時(shí)間安排提交abstract以及會(huì)議格式的注冊(cè)信息。
3、第二輪一般比較重要，一般已經(jīng)得知是否被接收，但此時(shí)仍有時(shí)機(jī)提交，此時(shí)會(huì)議的相關(guān)安排會(huì)更加具體，包括開(kāi)會(huì)地點(diǎn)，大致日程安排以及費(fèi)用住宿等。這里要特別注意會(huì)務(wù)費(fèi)竟包括那些費(fèi)用，包不包括住宿以及早中晚餐。
4、第二輪后一般會(huì)接到錄用通知及邀請(qǐng)函，通常首先會(huì)得到電子版的邀請(qǐng)函，由大會(huì)簽名并掃描的圖片文件。但一般國(guó)際會(huì)議辦時(shí)通常都要求紙介的邀請(qǐng)函，此時(shí)應(yīng)立刻要求郵寄紙介邀請(qǐng)函，以防耽誤時(shí)間。
5、*，一般這個(gè)時(shí)候能夠便宜，可能會(huì)需要號(hào)，沒(méi)關(guān)系，和他們說(shuō)，他們會(huì)允許你辦好后再提供。
6、辦理及，受到邀請(qǐng)函就應(yīng)立刻辦理及（當(dāng)然在收到前自己就有，以便節(jié)約）。先說(shuō)，比較好辦，只要到公安廳的出入境管理處辦理即可，辦理時(shí)需要帶、簿，其他的并不需要。辦理時(shí)填寫(xiě)申請(qǐng)表都是關(guān)于自身信息的一些內(nèi)容很好填，這里要說(shuō)的是一般辦理因私，因?yàn)檗k理因公手續(xù)很繁瑣，還需要單位證明什么的，而且就會(huì)議來(lái)說(shuō)都是一樣的，時(shí)不會(huì)遇到任何問(wèn)題。目前有效期10年。辦理時(shí)通常都會(huì)在當(dāng)?shù)卣覀€(gè)像20-40元，沒(méi)辦法強(qiáng)買(mǎi)強(qiáng)賣(mài)：）。一般辦理大約15天能收到，辦理很方便，限制很少。辦比較費(fèi)勁，會(huì)議通常辦C3，一般需要到那個(gè)國(guó)家大網(wǎng)站查詢需要那些申請(qǐng)材料。學(xué)術(shù)會(huì)議一般需要準(zhǔn)備以下東西（當(dāng)然國(guó)家不同要求內(nèi)容不同）。
1.原件及照片頁(yè)面 復(fù)印件1份
2. 申請(qǐng)表1張（需貼照片）
3. 原件和復(fù)印件
4. 個(gè)人簡(jiǎn)歷 （個(gè)人的基本信息，Education，Experience， Resent Selected Publications， Research Projects等）
5. 在職證明(需含有在職期間，負(fù)責(zé)部門(mén)等內(nèi)容并蓋有公司公章)
6. 營(yíng)業(yè)執(zhí)照復(fù)印件
7. 本原件及復(fù)印件 （在外地時(shí)需要暫住證）
8. 邀請(qǐng)函原件辦理時(shí)間一般為10天，費(fèi)用大約為一人200元。多人通常只讓進(jìn)一個(gè)人統(tǒng)一辦理。加加一起最少就得25天所以通常得抓緊
9、在參加國(guó)際會(huì)議時(shí)通常提個(gè)月房間，要不可能會(huì)定不上，當(dāng)然是國(guó)際連鎖的大hotel，實(shí)在不行就住motel便宜，一般不用提前訂，但就怕離會(huì)場(chǎng)遠(yuǎn)，或者到時(shí)候沒(méi)有位置。建議還是hotel
10、最后一輪通知，通常有詳細(xì)的會(huì)議安排，每天什么時(shí)間段誰(shuí)作報(bào)告，主持人是誰(shuí)，都有詳細(xì)介紹，并且有機(jī)場(chǎng)交通圖，會(huì)場(chǎng)交通圖等。這頁(yè)內(nèi)容一定要打印出來(lái)，標(biāo)出重點(diǎn)，拿個(gè)活頁(yè)夾子弄好，出國(guó)放在行李的外袋，以便隨時(shí)拿出翻閱
二、 學(xué)術(shù)會(huì)議出發(fā)前準(zhǔn)備物品
1、最重要的當(dāng)然是PPT了，PPT一定不要用太花哨的背景，要用大量的數(shù)據(jù)及圖示說(shuō)明，不要有太多的文字。還有就是海報(bào)一般一頁(yè)的內(nèi)容把重要的圖表列在上面，重點(diǎn)說(shuō)結(jié)果，原因少寫(xiě)，最前面是研究?jī)?nèi)容的概要，有點(diǎn)像會(huì)議摘要的內(nèi)容，只是加了具體數(shù)據(jù)而已，左上角要有組織標(biāo)志，在國(guó)內(nèi)打印，拿卷筒帶去。
2、當(dāng)?shù)亟鼛兹盏臍夂?、?dāng)?shù)氐?、，重要的名勝、?gòu)物街、特色食品，還有就是最重要的匯率，一般只需要知道當(dāng)?shù)氐囊粋€(gè)單位等于多少整數(shù)的即可，忘多算不要往少算。并且查好當(dāng)?shù)氐幕锸?、住宿?biāo)準(zhǔn)以及可以報(bào)銷(xiāo)的標(biāo)準(zhǔn)。
3、毛巾，牙膏，牙刷，這兩樣用酒店的不舒服，自己準(zhǔn)備，方便面或者餅干一到兩包，口香糖，剃須刀，西服，領(lǐng)帶，襯衣（兩天一件）。
4、小的筆記本電腦，相機(jī)/手機(jī)，以及相關(guān)電池存儲(chǔ)卡，充電器，以及當(dāng)?shù)氐臉?biāo)準(zhǔn)電源插頭（但酒店一般能為客戶提供）
5、，一定要放在包的外側(cè)且安全的地方，并且時(shí)刻記得用完即放回原處。
6、兌換，一般可以到當(dāng)?shù)氐闹袊?guó)銀行兌換。如果換成美鈔也可以在當(dāng)?shù)卦贀Q成當(dāng)?shù)氐腻X(qián)，這里需要注意牌價(jià)分好幾種，一定要看清哦，而且周六、周日不換，因?yàn)闆](méi)牌價(jià)。
三、 參加學(xué)術(shù)會(huì)議
1、入住酒店，先問(wèn)好退房時(shí)間，上網(wǎng)費(fèi)用，早餐是否包括，然后拿到門(mén)卡，一定放在西服的上外口袋里以便隨時(shí)拿。并且實(shí)際考察一下到會(huì)場(chǎng)的路線，算好時(shí)間，做到心中有數(shù)。
2、會(huì)議報(bào)到的次序，報(bào)到，填寫(xiě)報(bào)到信息，交會(huì)務(wù)費(fèi)，拿，領(lǐng)會(huì)議日程表，摘要集胸卡，其他安排，一定按照這個(gè)安排來(lái)，一樣不能少。
3、會(huì)議期間盡量多參加活動(dòng)這是結(jié)交朋友的好時(shí)機(jī)，特別是歡迎晚宴及歡送晚宴，而且要準(zhǔn)備一套自我介紹的套話。
4、發(fā)言當(dāng)天的早上或中午提前20分鐘到場(chǎng)，把PPT拷到會(huì)議電腦中。
5、會(huì)議過(guò)程中照相要盡量小心及隱蔽，以防找到別國(guó)的非議，并且盡量做到中間靠前，實(shí)在不行坐在其他的投影前也可。會(huì)議過(guò)程中也盡量和會(huì)議的字幕照張相，以便以后回憶。
6、在整個(gè)會(huì)議過(guò)程當(dāng)中的一切花銷(xiāo)一定要索要，包括各種食品，交通，住宿，只要交錢(qián)的地方就一定要，一手交票一手給錢(qián)。
四、 學(xué)術(shù)會(huì)議返程
1、回來(lái)時(shí)核實(shí)所帶日用品是否齊全，相機(jī)、手機(jī)、電腦、是否放好，會(huì)議所發(fā)的東西是否帶齊。
2、 各種統(tǒng)一裝袋，保存好。
3、 、、放在外袋。
4、 能減少包的個(gè)數(shù)就減少，盡量合并，便于管理。
5、盡量提前2小時(shí)到機(jī)場(chǎng)，一來(lái)放心，二來(lái)可以買(mǎi)些免稅的東西，有退稅的到機(jī)場(chǎng)海關(guān)退稅，海關(guān)一般讓帶2瓶酒，兩條煙，但一般超一倍也不會(huì)說(shuō)，關(guān)鍵是要在托運(yùn)的行李里。
五、 報(bào)銷(xiāo)
    對(duì)公報(bào)銷(xiāo)通常只能報(bào)銷(xiāo)會(huì)務(wù)費(fèi)，交通費(fèi)，住宿費(fèi)，伙食費(fèi)一般只能按國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)每天給報(bào)多少錢(qián)，超出部分只能在自己花銷(xiāo)，多余部分歸個(gè)人，并且通常每人都有一個(gè)出差補(bǔ)助可以一起領(lǐng)。算賬的時(shí)候，雖然當(dāng)時(shí)是花的當(dāng)?shù)刎泿呕蛎涝?，但最后結(jié)賬時(shí)每筆都應(yīng)換算來(lái)算，和起來(lái)一共花了多少，這樣清晰，不容易亂。
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