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供應(yīng)捜會(huì)網(wǎng)教您如何控制好會(huì)議成本

上海市捜網(wǎng)教控制好會(huì)議成本廠家

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一、交通
▲ 將會(huì)議安排在臨近的區(qū)域范圍內(nèi)。隨著價(jià)格上漲，交通費(fèi)用在不斷增加。為了將交通費(fèi)用降低到點(diǎn)，要盡可能將會(huì)議安排在距離大多數(shù)參會(huì)代表住宿地點(diǎn)比較近的地方，或者盡可能找一個(gè)參會(huì)代表可以步行到會(huì)場(chǎng)的會(huì)議中心去開會(huì)。
▲ 引導(dǎo)同城的參會(huì)代表乘坐公共交通工具到會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)，特別是會(huì)議中心正好有?？空镜摹ＭǔＧ闆r下，乘坐公共交通工具比安排專車穿城接送速度要快，比乘坐出租車價(jià)格要低。
▲ 將迎送服務(wù)改為報(bào)銷機(jī)場(chǎng)班車、公交車或地鐵。
▲ 在與酒店、度假村商談的時(shí)候，要求他們免費(fèi)為嘉賓提供來去酒店的專車服務(wù)，而且要預(yù)留免費(fèi)的停車位。
▲ 要求當(dāng)?shù)氐某鲎廛嚬緸閰?huì)代表到展覽現(xiàn)場(chǎng)、餐館以及景點(diǎn)提供打折服務(wù)。
▲ 使用航空公司的貴賓休息室為會(huì)議團(tuán)隊(duì)提供迎送服務(wù)。
▲ 旅行要錯(cuò)過高峰期（一大早或晚上）。
▲ 問一問酒店是否提供機(jī)場(chǎng)免費(fèi)接送服務(wù)。
▲ 讓會(huì)議中心為參會(huì)代表在轉(zhuǎn)移時(shí)提供一些必要的暫時(shí)休息場(chǎng)所。
▲ 讓贊助商支付班車費(fèi)用，作為交換，可以在酒店班車的宣傳牌、會(huì)議中心的班車停靠站以及班車上為他們做廣告。
▲ 搞清楚需要多少臺(tái)客車，預(yù)訂恰當(dāng)?shù)淖蝗萘俊?/span>
▲ 如果你的大部分團(tuán)隊(duì)成員體力比較好的話，可以將酒店訂在會(huì)議中心附近步行的范圍內(nèi)，無需提供接送服務(wù)。如果這樣做的話，一定在你的注冊(cè)材料中寫清楚，讓參會(huì)代表都知道。
▲ 如果你的參會(huì)代表中有許多殘疾人，盡量將他們安排在一個(gè)或相近的幾個(gè)酒店中，以便于集中安排殘疾人車輛。
二、會(huì)務(wù)組成員
▲ 雇傭現(xiàn)場(chǎng)注冊(cè)和服務(wù)人員，不用為會(huì)務(wù)組成員付交通費(fèi)。
▲ 了解當(dāng)?shù)氐募影嘞拗坪鸵?guī)定。
▲ 安排會(huì)務(wù)組成員在正常工作時(shí)間內(nèi)開展工作，避免加班。
▲ 按天為會(huì)務(wù)組成員提供差旅補(bǔ)助，地規(guī)劃出他們?cè)诓惋嫼徒煌ㄙM(fèi)用方面的許可范圍。
▲ 盡可能多用實(shí)習(xí)生和志愿者。
三、演講人與娛樂
▲ 請(qǐng)會(huì)員或當(dāng)?shù)厝俗餮葜v人。對(duì)于任何領(lǐng)域的任何協(xié)會(huì)來說，會(huì)員名單中總是會(huì)有一些重量級(jí)的可以作演講人。如果可能的話，以減免注冊(cè)費(fèi)的方式邀請(qǐng)會(huì)員到會(huì)演講。也可以邀請(qǐng)當(dāng)?shù)氐难葜v人，以節(jié)省旅行費(fèi)用。
▲ 對(duì)于那些需要旅行到會(huì)議舉辦地的演講人，給他們準(zhǔn)備好旅行指南，這樣就不用另付大巴、五酒店以及頭等艙費(fèi)用。
▲ 如果考慮邀請(qǐng)的天才演出團(tuán)體為你進(jìn)行一個(gè)晚上演出的話，就與當(dāng)?shù)氐慕烫脠F(tuán)體、青年團(tuán)體或?qū)W校團(tuán)體聯(lián)系，來滿足你的音樂和娛樂方面的需求。很多城市通常都有一些頗具天賦的演出人才，而且?guī)缀鯖]有什么費(fèi)用。另外，如果他們是一個(gè)非盈利組織的話，你可以把演出費(fèi)用捐給他們的組織，這不能不算是一件好事。
▲ 開始行動(dòng)吧！演講人和娛樂費(fèi)用通常每年都上漲。鎖定今年的費(fèi)用。
▲ 放棄分項(xiàng)計(jì)算的方法，談一個(gè)一攬子費(fèi)用方案。
▲ 將演講人和娛樂團(tuán)隊(duì)安排在同一家酒店或同一個(gè)城市。
▲ 在會(huì)議中經(jīng)常與多面手合作。
▲ 了解演出團(tuán)隊(duì)的組合規(guī)則，以限度地減少所需的音樂家數(shù)量。
▲ 尋找一個(gè)在你的會(huì)議舉辦時(shí)間前后在當(dāng)?shù)匮不匮莩龅膱F(tuán)隊(duì)。如果你預(yù)訂了一個(gè)已經(jīng)在該地區(qū)演出的團(tuán)隊(duì)，你可以節(jié)省費(fèi)用，沒準(zhǔn)兒還能省下音響費(fèi)用。
▲ 讓你的演講人在會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)銷售他的或她的圖書、CD或其它產(chǎn)品，以換取他們?cè)谘葜v費(fèi)用方面的讓步。
四、配置與搭建
▲ 了解一下在同一個(gè)酒店還有什么團(tuán)隊(duì)在你的會(huì)議前后舉辦會(huì)議，與他們一起購(gòu)買搭建所需的物品。這樣可以節(jié)省材料及拆建費(fèi)用。
▲ 如果你的會(huì)期超過兩天，會(huì)議室的配置與搭建不要有變化。
▲ 現(xiàn)場(chǎng)辦公用帶裙邊的餐桌就行，不必租用的辦公桌。
▲ 減少儲(chǔ)備用房，節(jié)省視聽與配置費(fèi)用。
▲ 使用酒店里具有兩種配置功能的空間，比如一個(gè)空間既可以開會(huì)也可以用餐。可以用幕簾或植物把空間隔開。
▲ 使用一個(gè)戶外場(chǎng)所以減少裝飾費(fèi)用。
▲ 使用公共場(chǎng)所開會(huì)，如圖書館、公園、植物園、博物館等。這些地方費(fèi)用很低，因?yàn)橛袝r(shí)候你可以到外面訂餐。
▲ 開發(fā)一些可以重復(fù)使用的會(huì)議標(biāo)牌。
▲ 不用自己購(gòu)買標(biāo)牌，可以用酒店的。
五、印刷
▲ 把會(huì)議資料刻在CD上，或放在網(wǎng)上供大家下載。這樣做不單有降低成本方面的意義，對(duì)有環(huán)保意識(shí)的參會(huì)代表也很有吸引力。對(duì)于同等信息量的資料，紙質(zhì)印刷品要比CD光盤成本高很多。如果參會(huì)代表喜歡紙質(zhì)材料，他們可以在辦公室打印出他們所需要的那一部分，其它的可以通過電腦觀看。
▲ 會(huì)議策劃者盡量通過電子郵件開展會(huì)議營(yíng)銷工作，這樣可以節(jié)省郵寄費(fèi)用和印刷費(fèi)用。
▲ 請(qǐng)一些高質(zhì)量的印刷商為你提供報(bào)價(jià)。每一項(xiàng)印刷工作都有不同要求，每一個(gè)印刷商都有不同的設(shè)備、停工期和成本標(biāo)準(zhǔn)。
▲ 學(xué)習(xí)一些專業(yè)術(shù)語。你越了解你的圖文設(shè)計(jì)和印刷需求，印刷商就越可能準(zhǔn)確地向你提供你所需要的東西。
▲ 使用標(biāo)準(zhǔn)表格，表格中規(guī)定了所有的變量（放量、背面使用情況、數(shù)量、油墨顏色、紙張厚度、周期、交貨等）。這樣做你就不會(huì)忘掉印刷事務(wù)中的一些重要細(xì)節(jié)。
▲ 要與新的技術(shù)保持一致。經(jīng)常問一問你的印刷商，看他們是否有更簡(jiǎn)單、更快速或者更便宜的方法。
▲ 如果你的印刷材料必較多，考慮請(qǐng)一名印刷顧問。通常情況下，印刷顧問可以為你的會(huì)議印刷打包業(yè)務(wù)找到的供應(yīng)商。
▲ 在會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)租一臺(tái)復(fù)印機(jī)，并自己帶上紙張。
▲ 復(fù)印紙的兩面盡量都使用，以節(jié)省紙張費(fèi)用和運(yùn)費(fèi)。
▲ 用藝術(shù)系的學(xué)生作圖文設(shè)計(jì)。
▲ 用明信片來促銷會(huì)議。
▲ 設(shè)計(jì)印刷品時(shí)，要使用標(biāo)準(zhǔn)尺寸的紙張。
▲ 將大宗郵件交郵局按大宗處理。
▲ 如果你的印刷品需要全色印刷，盡可能將彩色照片放在一面上。這樣可以節(jié)省印刷費(fèi)用。
▲ 總是讓多個(gè)印刷商提供報(bào)價(jià)，因?yàn)楦鲝S家印刷成本相差很大。
▲ 與酒店的商務(wù)中心商談復(fù)印、傳真和秘書服務(wù)的整體打折問題。
▲ 使用當(dāng)?shù)貢?huì)議與觀光局的照片、招貼、促銷夾、會(huì)議文件夾以及旅游咨詢等。這些項(xiàng)目通常都是免費(fèi)的。
▲ 直接從制造商那里購(gòu)買禮品。在會(huì)議舉辦地當(dāng)?shù)刭?gòu)買禮品，以節(jié)省運(yùn)輸費(fèi)用。
▲ 在郵寄之前了解郵局的詳細(xì)規(guī)定。
六、客房與會(huì)議室
▲ 只在客房上作出讓步。在賣方市場(chǎng)條件下，酒店不愿意在客房?jī)r(jià)格上作出過多的讓步，因?yàn)檫@是他們利潤(rùn)的來源。如果撇開客房問題，酒店方就可能愿意在其它方面作出更多的讓步——客房贈(zèng)送、附加會(huì)務(wù)組優(yōu)惠房?jī)r(jià)、免費(fèi)機(jī)場(chǎng)接送，甚至食品與飲料優(yōu)惠等。如果你使勁盯住房?jī)r(jià)，你可能就得不到酒店在其它方面的讓步，最后的結(jié)果有可能是什么也得不到。
▲ 避免預(yù)訂過多的房間。了解你組織過的會(huì)議的訂房紀(jì)錄，這對(duì)于避免預(yù)訂過多的房間是非常重要的。如果你知道通常使用多少個(gè)房間，你就會(huì)有更大的把握來準(zhǔn)確地預(yù)訂房間數(shù)。有的會(huì)議策劃者在房間預(yù)訂方面過于保守，這倒是不會(huì)造成什么浪費(fèi)，可這樣做又會(huì)冒空房不夠用的風(fēng)險(xiǎn)。
▲ 了解你的會(huì)議能為酒店創(chuàng)造多少價(jià)值。當(dāng)你與酒店就房?jī)r(jià)談判時(shí)，你應(yīng)該攜帶充足的你的會(huì)議可能在該酒店花費(fèi)多少錢的詳細(xì)資料，而不僅僅是在會(huì)議室、客房、食品和飲料方面的花費(fèi)。設(shè)法搞到你的會(huì)議在酒店花費(fèi)的詳細(xì)資料，包括餐廳、酒吧、溫泉、高爾夫、互聯(lián)網(wǎng)、禮品店等。換句話說，你要了解每一塊錢的去向。這樣做，當(dāng)然需要酒店方面的幫助，但會(huì)議策劃者還是應(yīng)該索取這方面的信息以備將來之用。有了這些資料，你就可以更好地向酒店說明你的會(huì)議到底能為他們帶來多少價(jià)值，從而增加你的談判。
▲ 到二線或更小一些的城市。到二線或三線城市辦會(huì)，通常更實(shí)惠，房?jī)r(jià)也會(huì)更低，這與該城市的具體情況有關(guān)?？偟膩碚f，一個(gè)城市的需求越低，房?jī)r(jià)就越低。在二線城市，會(huì)議中心會(huì)議室的價(jià)格也會(huì)比較容易談。
▲ 使用大學(xué)里的會(huì)議場(chǎng)所。如果牽涉不到住宿問題，大學(xué)里的會(huì)議場(chǎng)館是一個(gè)比較便宜的選擇。很多大學(xué)會(huì)向較小的會(huì)議團(tuán)隊(duì)出租會(huì)議室。但在那兒舉辦會(huì)議，你得自己準(zhǔn)備食品和飲料。
▲ 簽訂多年會(huì)議合同。如果與酒店簽訂多年會(huì)議合同，會(huì)議策劃者可以在酒店拿到較好的價(jià)格。一些會(huì)議策劃者發(fā)現(xiàn)，就單個(gè)會(huì)議與酒店商談，酒店不愿意作出讓步，而當(dāng)一次預(yù)訂兩個(gè)或更多會(huì)議時(shí)，情況就不同了。與合作商簽訂長(zhǎng)期合作協(xié)議，可以節(jié)省費(fèi)用。
▲ 在會(huì)期和開會(huì)模式上保持靈活性。在城市的賣方市場(chǎng)里，我們經(jīng)常會(huì)發(fā)現(xiàn)，簡(jiǎn)單地在會(huì)期和辦會(huì)模式上保持靈活性，就可以達(dá)成很好的交易。在酒店的會(huì)議安排日程表中加進(jìn)自己的會(huì)議，就能獲得很好的優(yōu)惠條件。有時(shí)候，甚至僅僅改變?cè)谝恢軆?nèi)開會(huì)的先后順序，就能夠獲得較低的價(jià)格。
▲ 給未來的會(huì)議費(fèi)用確定一個(gè)上限。預(yù)訂一個(gè)幾年以后的會(huì)議，考慮給會(huì)議的花費(fèi)確定一個(gè)上限，比如房?jī)r(jià)上漲率與通貨膨脹率要結(jié)合起來，如商定每年房?jī)r(jià)上漲率不超過5%等。
▲ 對(duì)你的酒店供應(yīng)商進(jìn)行研究。這里面有競(jìng)爭(zhēng)嗎？酒店的業(yè)務(wù)量飽滿嗎？你的會(huì)議是在旺季、淡季還是平季？你選擇的酒店?duì)I業(yè)多少年了？
▲ 研究酒店的門市價(jià)和團(tuán)隊(duì)價(jià)。撥打酒店或集團(tuán)的免費(fèi)熱線或預(yù)訂電話。通過這種方法可以了解酒店的價(jià)格。
▲ 客房預(yù)訂數(shù)量始終要保守一些。如果你預(yù)訂了過多的房間，最終你要為它支付費(fèi)用。
▲ 讓酒店為你會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)的現(xiàn)金賬單提供折扣。
▲ 了解你的機(jī)構(gòu)所在地和會(huì)議舉辦地的納稅規(guī)定?；蛟S你還有可以免稅的項(xiàng)目而你不知道。
▲ 與酒店洽談一種按會(huì)議規(guī)模大小確定費(fèi)用比例的方法。
▲ 與酒店商談取消預(yù)付費(fèi)，或者至少將預(yù)付費(fèi)放在一個(gè)有利息的賬戶里。
▲ 就小型會(huì)議與酒店洽談時(shí)，要設(shè)法拿大會(huì)議的一部分作為交換。
▲ 提前向酒店把你所有的要求都講出來，包括：
優(yōu)惠范圍、機(jī)場(chǎng)接送、代表提前注冊(cè)、代表延遲注冊(cè)、客房免費(fèi)咖啡和茶免費(fèi)的會(huì)議空間、預(yù)演空間、搭建和拆除時(shí)間、免費(fèi)包裹接收服務(wù)、會(huì)議室的免費(fèi)早餐、延期費(fèi)用、免費(fèi)本地電話、免費(fèi)咖啡空間、減免嘉賓及會(huì)務(wù)組成員的停車費(fèi)、免費(fèi)為會(huì)務(wù)組成員進(jìn)行足底按摩、健身房免費(fèi)開放或在健身休息時(shí)提供免費(fèi)教練服務(wù)、延遲截至期限、為演講人的客房提供優(yōu)惠、為會(huì)務(wù)組成員的客房提供優(yōu)惠、提高嘉賓和會(huì)務(wù)組成員的服務(wù)等級(jí)、歡迎禮物和便條
七、視聽與演講技術(shù)
▲ 合理組合。把需要同樣技術(shù)條件的議程安排在相同的會(huì)議室內(nèi)，這樣就不用支付重新布置的費(fèi)用。
▲ 與經(jīng)常在外辦會(huì)的協(xié)會(huì)合作。了解一下哪一個(gè)協(xié)會(huì)或組織于你之前在你的會(huì)議中心或場(chǎng)所辦會(huì)，看一看你能否接著使用他們用過的設(shè)施或服務(wù)，以節(jié)省相關(guān)費(fèi)用。
▲ 對(duì)視聽設(shè)備和其它服務(wù)進(jìn)行對(duì)外招標(biāo)。雖然并不全是，但在大多數(shù)情況下，你會(huì)發(fā)現(xiàn)雇用外部視聽設(shè)備提供商比使用酒店內(nèi)部的要好。
▲ 每一個(gè)會(huì)議室要一個(gè)免費(fèi)的麥克風(fēng)。
▲ 在談判視聽設(shè)備時(shí)，要一個(gè)免費(fèi)的雙向無線電接受器。
▲ 租用合適尺寸的投影設(shè)備。與你的視聽工作人員探討每一個(gè)會(huì)議室所需的最小尺寸的投影和配置。
▲ 不要隨意地在每一個(gè)會(huì)議室都布置視聽設(shè)備。問一問你的演講人和主持人，看一看他們誰需要。
▲ 直接與視聽公司合作。這樣可以減少誤傳和中間費(fèi)用。
▲ 帶上你的備用電纜線和電壓保護(hù)器。如果現(xiàn)場(chǎng)突然需要，那會(huì)很費(fèi)錢的。
▲ 當(dāng)你需要大量視聽設(shè)備的時(shí)候，預(yù)訂一個(gè)會(huì)議中心，大部分會(huì)議中心的總費(fèi)用當(dāng)中包含了視聽設(shè)備的費(fèi)用。
▲ 使用酒店里的閉路電視系統(tǒng)向參會(huì)代表公布會(huì)議日程安排、變動(dòng)通知、房間分配、展示時(shí)間、大會(huì)啟事以及活動(dòng)安排等。
▲ 在會(huì)議開始之前，要重新確認(rèn)一下演講人的視聽設(shè)備需求。演講人最開始聲稱需要的視聽設(shè)備，到開會(huì)時(shí)他們或許并不打算使用。
▲ 如果你預(yù)計(jì)現(xiàn)場(chǎng)需要量比較大的話，可以租一臺(tái)復(fù)印機(jī)或傳真機(jī)。
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