浩藍(lán)管理(圖),ISO9001認(rèn)證輔導(dǎo),德化ISO9001

                    引進(jìn)“形成文件的信息”的基礎(chǔ)和意義

初次見(jiàn)到ISO/CD9001：2015中關(guān)于文件方面的變化時(shí)，不少人，包括筆者都覺(jué)得這有些不可思議，認(rèn)為文件控制一直是組織的薄弱環(huán)節(jié)，擔(dān)心標(biāo)準(zhǔn)的要求憑白無(wú)故地降低了。直至見(jiàn)了有關(guān)的介紹，并認(rèn)識(shí)到，隨著21世紀(jì)以來(lái)計(jì)算機(jī)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，比如水晶報(bào)表（軟件）、嘉寶文檔、固體工程文件（SolidWorksfiles）、電子數(shù)據(jù)交換（EDI）處理器、機(jī)器配置文件、電子商務(wù)銷售、服務(wù)合同、電子路由器、來(lái)自顧客的電子郵件的應(yīng)用推廣和授權(quán)、數(shù)碼相片普及，以及其它管理手段等，這些各式各樣的非傳統(tǒng)方法其實(shí)早就已經(jīng)取代了傳統(tǒng)的文件、記錄的作用。在如何管理好形成文件的信息方面，現(xiàn)在有了更多的靈活性。組織不必再為了使得審核員高興而將不實(shí)用的管理方法勉強(qiáng)為之。實(shí)際上，除了過(guò)去有強(qiáng)制性要求的少數(shù)文件（如不合格和糾正措施、內(nèi)審、管理評(píng)審等）外，德化ISO9001，組織完全可以靈活應(yīng)用“形成文件的信息”了。新的標(biāo)準(zhǔn)中提到“形成文件的信息”一共有25處，具體見(jiàn)本文下一節(jié)?？傊?qǐng)記住，以前版本勉為其難的文件化要求已蕩然無(wú)存，只有切實(shí)與體系績(jī)效休戚相關(guān)的多樣性關(guān)鍵要求，ISO9001認(rèn)證輔導(dǎo)，才成了“形成文件的信息”要求的主流。

實(shí)際上，在新版標(biāo)準(zhǔn)中文件和記錄之間的差別已被完全地廢棄。標(biāo)準(zhǔn)提供一個(gè)巨大的有益線索，即任何以前所解釋的文件需要“保持/維持”（maintained/keeping），包括所有文件化信息將要進(jìn)入先前記錄的標(biāo)題，現(xiàn)在則稱為“保留”（retained）。簡(jiǎn)而言之，文件是那些當(dāng)前所描述的你該做什么，以及記錄是已經(jīng)發(fā)生過(guò)什么。舉例說(shuō)，一份形成文件的信息的更新的狀態(tài)要有（標(biāo)識(shí)的）保證，這即是“保持”。譬如采購(gòu)訂單或銷售定單是屬于已經(jīng)發(fā)生過(guò)的事則是記錄；其結(jié)束和做好之后則必須被“保留（也可稱歸檔保存）”。因而可以認(rèn)為今天的文件最終將成為“明天的”記錄；需要保留。例如，一個(gè)陳舊的程序文件終歸會(huì)存檔并成為組織“過(guò)去怎樣做”的記錄。

我們可以認(rèn)為文件管理的這些變化和增強(qiáng)的功能完夠?yàn)榻M織帶來(lái)巨大的好處。那么他們是否需要下功夫努力來(lái)使之切實(shí)可行呢？毫無(wú)疑問(wèn)，是完全理所當(dāng)然的。

浩藍(lán)體系咨詢充分考慮企業(yè)管理的困難，依據(jù)企業(yè)現(xiàn)狀，改變傳統(tǒng)體系管理只看過(guò)程，不重實(shí)效的弊端，傳統(tǒng)ISO等體系管理不看企業(yè)能力，不看企業(yè)目前管理團(tuán)隊(duì)水平，不了解企業(yè)發(fā)展方向、盲目建立體系，使體系成為企業(yè)負(fù)擔(dān)，對(duì)ISO等體系強(qiáng)加于企業(yè)，如同醫(yī)生看病，只看藥物說(shuō)明書，不充分了解病情。怎么能讓人心安？！怎么能對(duì)癥下藥？！正如當(dāng)下國(guó)人，濫用藥一樣，不問(wèn)需不需要，只要無(wú)害人人皆用。

《ISO 9002:2016質(zhì)量管理體系— ISO 9001:2015應(yīng)用指南》發(fā)布英準(zhǔn)協(xié)會(huì)

在2015年進(jìn)行重大改版后，用戶亟需相關(guān)指南以確保滿足新條款的通用要求——盡管某些要求與舊版本相類似。

標(biāo)準(zhǔn)涵蓋ISO 9001中的所有要求，并采用逐條結(jié)構(gòu)，以幫助用戶輕松找到所需內(nèi)容。它適用于所有行業(yè)以及已有或正在考慮部署ISO 9001管理體系的不同成熟度、各種規(guī)模的組織。ISO 9002的編寫覆蓋所有業(yè)務(wù)類型，尤其側(cè)重于一些相對(duì)較新的行業(yè)（例如服務(wù)業(yè)）。

BSI市場(chǎng)開(kāi)發(fā)主管Anne Hayes表示：

“清晰易懂的指南對(duì)于每一個(gè)希望實(shí)施管理體系標(biāo)準(zhǔn)的組織都至關(guān)重要。鑒于這些標(biāo)準(zhǔn)的重要性以及它們對(duì)于轉(zhuǎn)變業(yè)務(wù)運(yùn)營(yíng)方式的作用，確保其正確實(shí)施面臨著巨大壓力。因此，ISO9001審核，我們努力讓ISO 9001的實(shí)施盡可能簡(jiǎn)便，從而讓ISO 9002標(biāo)準(zhǔn)取得成功?！?/p>

ISO 9002的作用：

明確了各項(xiàng)條款和要求的目的以及組織能夠如何證明其嚴(yán)格遵循了這些條款和要求。在整個(gè)標(biāo)準(zhǔn)中提供了針對(duì)不同類型的組織的實(shí)例，包括服務(wù)業(yè)示例以及面向小型企業(yè)的示例。詳解了一些概念，例如，基于風(fēng)險(xiǎn)的思維、高管層的作用、充分考慮其所處環(huán)境對(duì)組織的重要性，ISO9001認(rèn)證流程，同時(shí)介紹了組織能夠如何以有利和簡(jiǎn)便的方式滿足對(duì)文件化信息的要求（或者通常對(duì)此并無(wú)要求）。

能夠幫助現(xiàn)有用戶從2008版標(biāo)準(zhǔn)向2015新版標(biāo)準(zhǔn)轉(zhuǎn)版，向新興行業(yè)推廣ISO 9001，助力企業(yè)充滿信心地實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)。此外，還有望減少聘用顧問(wèn)為企業(yè)提供幫助的需求。

ISO 9002的開(kāi)發(fā)始于ISO 9001進(jìn)入草擬階段，已相當(dāng)成熟。因此，企業(yè)需要獲得相關(guān)指南。參與草擬ISO 9001的各方，受邀在此方面提供了幫助。在正式發(fā)布前，成員機(jī)構(gòu)被邀請(qǐng)?zhí)峁┮庖?jiàn)和建議，并且在最終定稿過(guò)程中，充分考慮了這些意見(jiàn)和建議。

浩藍(lán)管理咨詢有限公司有你可以充分信賴的企業(yè)管理和國(guó)際咨詢服務(wù)經(jīng)驗(yàn)，無(wú)論你的企業(yè)是已形成規(guī)模還是剛起步、無(wú)論是生產(chǎn)制造型企業(yè)還是服務(wù)性行業(yè)，我們都有能力為您“量身定做”合適的管理體系。