成都信息系統(tǒng)項(xiàng)目管理師_中培課堂_信息系統(tǒng)項(xiàng)目管理師培訓(xùn)

信息系統(tǒng)項(xiàng)目的溝通管理

一、制定溝通管理計(jì)劃

凡事謀則立，不謀則廢，我深深懂得這個(gè)道理，特別是在這個(gè)項(xiàng)目中干系人很多的情況下，更需要有一個(gè)好的溝通管理計(jì)劃，是識(shí)別和記錄與干系人最有xiao率且最有xiao果的溝通方式。為了能確保溝通在項(xiàng)目中起到積極有效的作用，我特別安排一個(gè)助手負(fù)責(zé)對項(xiàng)目的溝通進(jìn)行協(xié)調(diào)與輔助。在項(xiàng)目正式啟動(dòng)時(shí)，我召集項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)成員一起，通過會(huì)議的方式，結(jié)合項(xiàng)目管理計(jì)劃、干系人登記冊等為依據(jù)，來制定溝通管理計(jì)劃。在會(huì)議中，團(tuán)隊(duì)成員一起各抒己見，對項(xiàng)目的溝通需求進(jìn)行分析，確定干系人的信息需求及信息對干系人的價(jià)值，并對在項(xiàng)目干系人間傳遞信息的影響因素進(jìn)行歸類，比如，在此項(xiàng)目中，為了更有利于項(xiàng)目的成功，我們將項(xiàng)目劃分為二個(gè)階段，第yi階段主要側(cè)重于會(huì)議與非正式交流，以對各干系人信息收集、分類，并確定將哪些信息送達(dá)不同的干系人手中，根據(jù)不同干系人對項(xiàng)目的影響，同時(shí)我們確定信息推送的頻率，以盡可能獲得各干系人的支持，以確保項(xiàng)目的成功。在第二階段，主要是根據(jù)項(xiàng)目的實(shí)施情況，對項(xiàng)目的績效信息及時(shí)告知給各相關(guān)干系人，將在第yi階段時(shí)采用的電話與視頻會(huì)議改為報(bào)表與郵件的方式，這樣不僅節(jié)約了時(shí)間，同時(shí)也能讓干系人對項(xiàng)目的情況做到知悉。

二、管理溝通

管理溝通主要是促進(jìn)項(xiàng)目干系人之間實(shí)現(xiàn)有效率且有效果的溝通，根據(jù)溝通管理計(jì)劃與工作績效報(bào)告，在不同階段，根據(jù)溝通管理計(jì)劃中的要求，結(jié)合各干系人的特點(diǎn)，我靈活采用不同的媒介并結(jié)合信息管理系統(tǒng)進(jìn)行信息的傳遞，取得了很好的效果。在項(xiàng)目的設(shè)計(jì)階段，為了能讓整個(gè)系統(tǒng)運(yùn)行更有效率，設(shè)計(jì)人員提出了二種不同的架構(gòu)，為了能確保在項(xiàng)目中所采用的架構(gòu)更符合系統(tǒng)本身，我首先讓設(shè)計(jì)人員將設(shè)計(jì)思路詳細(xì)的文檔化，并及時(shí)與建設(shè)方技術(shù)負(fù)責(zé)人、總經(jīng)理進(jìn)行會(huì)議，告知針對網(wǎng)管系統(tǒng)所提出的不同設(shè)計(jì)方案，讓他們知悉方案的優(yōu)劣；然后再邀請建設(shè)方、項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)技術(shù)骨干、質(zhì)量管理人員、等參與評審，對每種架構(gòu)的優(yōu)缺點(diǎn)進(jìn)行分析，形成評審報(bào)告，以郵件與紙質(zhì)報(bào)告的方式呈送建設(shè)方，最后由建設(shè)方選擇了網(wǎng)管系統(tǒng)的設(shè)計(jì)方案。通過這一次事件，不僅讓項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)內(nèi)部人員在處理項(xiàng)目事件時(shí)，大家都能想到一種既能讓客戶滿意，也能讓項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員達(dá)成一致意見的方式，為后面的實(shí)施階段處理類似事件有了好的借鑒；同時(shí)也讓建設(shè)方親身體會(huì)到，我們公司是切身站在他們的立場為他們著想，對我的辦事態(tài)度與效果十分贊同。

三、控制溝通

在整個(gè)項(xiàng)目生命周期中如何對溝通進(jìn)行監(jiān)督和控制，以確保滿足項(xiàng)目干系人對信息的需求，同時(shí)隨時(shí)確保所有溝通參與者之間的信息流動(dòng)的最you化，這就需要進(jìn)行有效的控制溝通。在控制溝通過程中，為了把可交付成果的狀態(tài)、進(jìn)度進(jìn)展情況、已發(fā)生的成本等向干系人通知相關(guān)情況，主要通過信息管理系統(tǒng)、判斷、會(huì)議等工具與技術(shù)。

會(huì)議是項(xiàng)目溝通的重要形式。為確保項(xiàng)目溝通會(huì)務(wù)實(shí)gao效，根據(jù)模擬制定了會(huì)議流程，并由我的助手進(jìn)行與會(huì)議相關(guān)的一切事宜。比如，會(huì)議要有簽到表，會(huì)議過程要有記錄，會(huì)議必須有明確的目的，會(huì)議討論的必要結(jié)果或者形成的共識(shí)，要有與會(huì)人的簽字記錄。以簽到表為例，針對部分重要省份公司項(xiàng)目干系人在項(xiàng)目初期經(jīng)常缺席或者遲到的現(xiàn)象，在我們多次與XX公司總部進(jìn)行溝通后，形成會(huì)議簽到制度，并明確規(guī)定如果缺席會(huì)議必須在請示得到同意后方可，否則將記缺勤一次，影響到月度獎(jiǎng)金；并在會(huì)后及時(shí)向所有相關(guān)干系人發(fā)送會(huì)議紀(jì)要，讓對方知道會(huì)議的情況及參與者，很大程度上制約了上述行為。同時(shí)將與各干系人溝通過程中所產(chǎn)生的信息文檔化，存儲(chǔ)在信息管理系統(tǒng)中，為整個(gè)項(xiàng)目的溝通順利開展起到良好的作用。  

信息系統(tǒng)項(xiàng)目范圍管理

如何創(chuàng)建工作分解

創(chuàng)建工作分解是指將項(xiàng)目主要的可交付成果細(xì)分成較小的、更易管理的組分。這個(gè)過程中，項(xiàng)目組要建立一個(gè)工作分解結(jié)構(gòu)（WBS）。WBS的建立對項(xiàng)目來說意義非常重大，它使得原來看起來非常籠統(tǒng)、非常模糊的項(xiàng)目目標(biāo)一下子清晰下來，使得項(xiàng)目管理有依據(jù)，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的工作目標(biāo)清楚明了。如果沒有一個(gè)完善的WBS或者范圍定義不明確時(shí)，變更就不可避免地出現(xiàn)，很可能造成返工、延長工期、降低團(tuán)隊(duì)士氣等一系列不利的后果。制定好一個(gè)WBS的指導(dǎo)思想是逐層深入。我先將項(xiàng)目成果框架確定下來，然后每層下面再把工作分解，用滾動(dòng)式規(guī)劃法將所有涉及到活動(dòng)都進(jìn)行了排序，近期要完成的工作分布在工作分解結(jié)構(gòu)的最下層，遠(yuǎn)期要完成的工作分布在工作分解結(jié)構(gòu)的高層，隨著項(xiàng)目工作的不斷進(jìn)展，項(xiàng)目工作分解結(jié)構(gòu)逐步清晰、明確。這種方式的優(yōu)點(diǎn)是結(jié)合進(jìn)度劃分直觀，時(shí)間感強(qiáng)，評審中容易發(fā)現(xiàn)遺漏或多出的部分，也更容易被大多數(shù)人理解。（根據(jù)項(xiàng)目的特點(diǎn)，我同團(tuán)隊(duì)成員進(jìn)行充分討論之后確定以項(xiàng)目生命周期作為第壹層。即需求分析、系統(tǒng)設(shè)計(jì)、編碼、測試、驗(yàn)收和項(xiàng)目管理作為第yi層，將各個(gè)系統(tǒng)/子系統(tǒng)作為分解結(jié)構(gòu)的第二層）

范圍確認(rèn)

項(xiàng)目范圍管理不僅是讓項(xiàng)目管理和實(shí)施人員知道為達(dá)到預(yù)期目標(biāo)需要完成那些具體工作，還要確認(rèn)清楚項(xiàng)目相關(guān)各方在每項(xiàng)工作中清晰的分工界面和責(zé)任，不但有利于項(xiàng)目實(shí)施中的變更管理和對推進(jìn)項(xiàng)目的發(fā)展，減少責(zé)任不清的事情發(fā)生，也便于項(xiàng)目結(jié)束時(shí)項(xiàng)目范圍清晰的確認(rèn)。項(xiàng)目范圍確認(rèn)項(xiàng)目干系人（發(fā)起人、客戶、用戶）正式接受已完成的項(xiàng)目范圍的過程，范圍確認(rèn)需要審查可交互物和工作成果，以保證項(xiàng)目中所有工作都能準(zhǔn)確滿意地完成。

由于項(xiàng)目的范圍確認(rèn)貫穿于項(xiàng)目的始終，從WBS的確認(rèn)到項(xiàng)目驗(yàn)收時(shí)的檢驗(yàn)，為了保證做好各個(gè)階段范圍確認(rèn)的工作，我在項(xiàng)目實(shí)施中，在完成計(jì)劃中各重點(diǎn)里程碑之后，與項(xiàng)目干系人共同完成里程碑的檢查與評審，目的是防止范圍需求的偏差、遺漏，已達(dá)到在項(xiàng)目范圍內(nèi)干系人對階段工作完成情況的正式驗(yàn)收。

例如在早期我們同客戶確認(rèn)了以下重要里程碑：概要設(shè)計(jì)、數(shù)據(jù)庫設(shè)計(jì)、界面原型、接口設(shè)計(jì)、詳細(xì)設(shè)計(jì)、B/S

部分編碼、集成測試設(shè)計(jì)、集成測試、系統(tǒng)部署、系統(tǒng)上線、系統(tǒng)調(diào)整，在以上每個(gè)重點(diǎn)里程碑完成之后，我邀請了相關(guān)干系人，共同參加項(xiàng)目評審大會(huì)，我們通過項(xiàng)目評審發(fā)現(xiàn)偏差并及時(shí)記錄，之后對評審問題給予跟蹤解決，同時(shí)我們將最終的評審結(jié)果和偏差解決方案，以評審報(bào)告的形式上報(bào)到公司高層負(fù)責(zé)人及客戶方的項(xiàng)目經(jīng)理，并簽字確認(rèn)，最后將評審結(jié)果發(fā)給其他與會(huì)人員，使階段的范圍確認(rèn)留下正式的書面記錄。